Commencez par une question simple : quelle tâche prend plus de temps qu’elle ne devrait ?
Il peut s’agir de préparer une synthèse commerciale, de répondre à une question client ou de saisir les mêmes informations dans plusieurs systèmes. Une tâche précise donne à votre équipe quelque chose de concret à améliorer.
Choisir une tâche répétitive.
Demandez aux personnes qui font le travail de vous le montrer. Qu’est-ce qui déclenche le processus ? Quels systèmes utilisent-elles ? Où attendent-elles ? Parlez aussi à la personne qui reçoit le résultat.
Mesurer avant de changer.
Notez la durée de la tâche, la fréquence des erreurs et le temps passé à les corriger. Vous pourrez ainsi juger si le nouvel outil est réellement utile.
Garder une première version simple.
Commencez par une équipe et une tâche. Décidez ce que l’outil peut faire seul, ce qu’une personne doit vérifier et ce qui se passe en cas d’erreur.
Fixer une date de bilan.
Fixez une date de bilan avant le lancement. Appuyez-vous sur les résultats pour décider d’améliorer l’outil, de l’étendre ou de l’arrêter. Pas besoin d’un programme à l’échelle de l’entreprise pour tirer des enseignements utiles d’un premier projet.
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